为进一步理顺、完善校园建设与后勤管理处内部管理体制，提高管理水平，规范合同管理行为，保护合同当事人的合法权益，依据《中华人民共和国合同法》有关规定的精神，对学校所辖基建工程项目的勘探、设计、监理、施工合同，材料采购、设备安装、技术咨询、服务合同及其它合同（以下简称合同），实行集中管理、统一存档。现结合学校实际，制定本暂行规定。
一、合同签订的依据
1．合同的签订必须遵照《中华人民共和国合同法》和《中华人民共和国建筑法》以及相关法律，维护学校的合法权益。
2．进行招标的项目原则上依据招投标文件中的约定签订合同，如有调整或变动，必须有充分的理由并经过讨论决定，重大的事项需上交校长办公会议讨论决定。
二、合同签订的程序
1．基建办主任配合处招标负责人负责具体工程项目相关合同的草拟工作。
2．处分管领导负责审核合同各项条款，并就合同条款同校审计处沟通，听取意见。
3．重大项目请学校法律顾问审核合同条款并提出完善意见。
4．处领导和基建办主任与乙方进行合同谈判。
5．依据谈判结果以及审计处和学校法律顾问的意见，完善合同。
6．经处长和分管校长签字确认后签订正式合同。
三、合同的格式
1．建设工程合同统一使用规范文本。凡需增补内容，以补充条款或补充协议的书面形式反映，与范本合同一并成为工程的正式合同文件。
2．室外工程及零星项目合同，套用处拟定的统一合同范本或对方提供的合同范本。根据合同的性质，范本格式与内容可以调整。
四、合同的发放范围
1．根据工作需要，合同发放到处领导、资料室、基建办主任、学校财务处，其他需要的部门。
2．合同由资料管理员登记发放。合同自然终止失效后，所发放的合同必须如实回收。
五、合同的管理责任
1．正式合同签订后，合同经办人必须将正式合同和合同底稿（附轮阅意见）一并送交资料管理员并办理签收手续。
2．资料管理员收到合同登记后，应按规定的发送范围及时送到有关人员手中，并按规定存放归档妥善保管。
3．合同在实施中必须加强监督管理。施工办负责人、项目责任人应认真检查工程是否按合同规定实施，并定期或不定期向处领导报告合同履行情况。
4．工程预决算员、财务人员必须严格按合同条款办理有关决算和财务结算事宜。
5．由于经办人未及时将合同交资料管理员或由于资料管理员未按规定范围及时发送合同或有关人员未严格执行合同，而在工程中产生纠纷或产生质量事故、影响工期，要严肃追究有关人员的责任。
6．为保护合同当事人的合法权益，严禁泄露合同机密。由于泄露而造成损失，应追究有关人员的责任。
六、合同备案
学校下属部门或单位与乙方签订基建合同仅限于维修和技改类基建项目，同时必须接受校园建设与后勤管理处的指导和管理，办理合同备案手续。
1．在工程开工建设前，必须到校园建设与后勤管理处办理合同备案手续。
2．合同备案时，应当提供合同的全部正式文本和副本。进行招标的工程项目，还需提供《招标文件》、中标通知书；直接发包的工程项目，还需提供基建工程项目申报审批表。
3．合同备案应当认真核查申请备案的合同及资料。
合同核查的主要内容包括：
（一）合同主体是否合法；
（二）合同内容是否完备，是否符合法律法规规章的要求和行业规定；
（三）合同签订条件是否具备；
（四）应当进行招标的工程是否进行招标；工程合同价与中标价是否相符，结算原则与中标原则是否一致；
（五）其他需要核查的内容。
4．对符合备案条件的工程合同，校园建设与后勤管理处应在收齐合同备案资料后及时完成合同备案手续，出具《宁波城市职业技术学院工程合同备案表》（合同备案表式见附件），并在工程合同上加盖合同备案专用章。
5．合同备案资料不全或备案合同有不符合国家、行业有关规定的内容的，校园建设与后勤管理处应当书面告知报送合同备案资料当事人补充或修正；报送合同备案资料当事人应当按要求补充资料、完善合同，报校园建设与后勤管理处办理合同备案手续。
6．本办法规定的各类合同如有另行签订补充合同的，应在签订补充合同后及时到校园建设与后勤管理处办理合同备案手续。
合同的主要内容变更、工程停建或者解除合同的，应当及时到校园建设与后勤管理处办理变更备案手续。备案时应提交其变更原因的报告书。
校园建设与后勤管理处应核查补充合同是否有违反法律、法规及有关规定的内容。
7．校园建设与后勤管理处应当按照档案管理的有关规定，加强对合同备案档案资料的管理。同时应当加强对合同备案及合同备案跟踪管理的监督检查。
8．工程项目造价审计和结算应当以已备案的合同为依据。在合同履行过程中发生争议时，以备案后的合同为准。
9．发包人（单位、部门）有下列情况之一的，校园建设与后勤管理处将视情况对其重点监管、责令限期改正、记入不良行为记录等处罚：
（一）应当备案的合同不履行备案手续的；
（二）签订补充合同、变更合同未及时履行备案手续的；
（三）在规定的期限内未履行备案手续的；
（四）实际合同与备案的合同不一致的。
七、本规定经第 次校长办公会议审定，自发文之日起执行。
二○一○年五月五日